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在接打电话等日常工作中，要注意掌握并使用一些常用的规范用语和礼貌用语。比如，接听电话时，拿起听筒应先主动说“您好，这里是某某单位值班室”；在询问对方时，可用“请问您贵姓”“请问您怎么称呼”“请问您的电话号码是”“能告诉我您的职务吗”。当需要请对方阐述问题时，可用“请讲”“请您讲得再慢一点儿，我做一下记录”“对不起，刚才我没能听清楚，麻烦您再重复一遍，好吗？谢谢”。
遇到特殊情况时，如电话铃响三声后才接起电话，首先就要说声“对不起，让您久等了”。当有其他特殊事情需要紧急处理时，就应说“对不起，请您稍等”“对不起，我现在有点急事，稍后我再给您回电话”。
领导布置工作或者交办任务时，可用“好，我马上办”“好的，我立即报告”。对暂时不能安排的事项，可回答“由于某些原因，这项工作现在暂时不能安排，我会把您的意见报告给有关领导，请您理解”。对办理结果不清楚或不便告知的事项，可回答“您讲的这件事，我当时已经记录下来了，并按照规定程序上报，但由于某种原因，还未办理完毕，请您理解”。当来电要求找本单位领导时，要先问清楚对方的单位、职务及姓名，然后客气地回答说“请您稍等，我给您找一下”，若领导在且准备接电话时，应跟对方说“某某领导来了，请您跟他讲话”；如果领导不在或者不便跟对方通话时，要委婉地向对方说明原因。